Początki tworzenia biura i organizacji krakowskiego konkursu fletowego sięgają roku 1989, kiedy to pod artystyczną myślą, ideą i kierunkiem prof. Barbary Światek-Żelaznej rozpoczęła prace grupa ludzi zgromadzonych przy Katedrze Instrumentów Dętych, Perkusji i Akordeonu Akademii Muzycznej w Krakowie. Administracyjnie pomocy przy organizacji I Ogólnopolskiego Konkursu Fletowego udzielili pracownicy Śródmiejskiego Ośrodka Kultury w Krakowie: Ewa Świderska-Winnicka i Agata Schönbrun.

Zaletą tego konkursu było zintegrowanie a co za tym idzie zainteresowanie środowiska artystycznego problematyką rozwoju i promocji polskiej szkoły fletowej. Przed pomysłodawcami stawiało to nowe wyzwania sprostania rosnącej popularności instrumentu, możliwości właściwego kształcenia gry na nim, progresji zbudowania właściwej areny kształcenia dodatkowego przez kursy i lekcje mistrzowskie oraz zmagania konkursowego przez przygotowanie i realizację konkursu fletowego na dobrym poziomie tak merytorycznym jak i organizacyjnym.

W 1990 roku prof. Krystyna Moszumańska-Nazar, Rektor Akademii Muzycznej w Krakowie przychyliła się do prośby środowiska fletowego wyrażając zgodę, by kolejne edycje konkursu mogły być w całości przygotowywane i realizowane przez tę Uczelnię. Dyrektor artystyczny konkursu, prof. Barbara Świątek-Żelazna do stałej współpracy zaprosiła: Janusza Patera, powierzając funkcję pełnomocnika konkursu, Agnieszkę Dzik, której powierzono koordynację i logistykę pracy nad konkursem i biurem oraz Adama Korzeniowskiego, pełniącego funkcję sekretarza jury konkursu.

Grupa ta stanowiła niezwykle sprawny zespół, który przez kolejne lata zapewniał stały progresywny rozwój organizacji konkursu, zmieniając jego formułę, zakres, ilość i format imprez towarzyszących oraz znaczenie i rangę konkursu na artystycznej scenie międzynarodowej.

W roku 1999 do Biura Organizacyjnego konkursu dołączył inż. Krzysztof Rymarczyk, obejmując stanowisko Dyrektora Konkursu, zaś Adama Korzeniowskiego w 2005 roku zastąpił Andrzej Rzymkowski.

Współpracownikami biura byli: mgr Ryszard Starzyk ( 1990-1995), Kazimierz Płoskoń (1999-2005), Rafael Gabriel Przybyła ( 2002-2008), Agnieszka Draus (2002-2008), Roman Kowal (1999).

W zgodnej opinii uczestników konkursu, jury, pedagogów fletu, firm goszczących na konkursie, gości i całego środowiska największymi zaletami Biura Organizacyjnego konkursu są: prężna, efektywna organizacja i wydajność pracy, doskonałość zarządzania projektami realizowanymi podczas konkursu, wysoka jakość usług, świetne planowanie, analiza i realizacja obsługi konkursu, zachowanie równowagi podziału pracy nad projektami konkursowymi, biegłość i nowatorstwo organizacyjne, budowanie stabilnych i długookresowych relacji z partnerami konkursu, sprawne negocjowanie umów i warunków współpracy, dobre planowanie kampanii reklamowych, umiejętności samodzielnej i aktywnej budowy kontaktów z współpracownikami oraz pozyskiwanie nowych, komunikatywności, kreatywności oraz zdolności interpersonalne przy zachowaniu najwyższej kultury osobistej i szacunku do otoczenia. Czyni to doskonałą atmosferę pracy, znakomite oblicze konkursu, pozostawiając uczucie satysfakcji i oczekiwania na kolejne edycje Konkursu Fletowego w Krakowie.